Évènements professionnels
Avec la numérisation nous avons tendance à nous éloigner physiquement de nos clients. Les rapports deviennent plus ciblés, cependant, moins personnels. Rien ne remplace le face à face, une poignée de mains, et échanger en direct avec nos interlocuteurs.
La préparation d’un évènement demande une stratégie, accompagnée d’une organisation logistique, celles-ci peuvent parfois se reveler lourdes et prenantes : trouver le lieu, la formule, les prestataires, le matériel, gérer les invitations, la communication post évènement… Ce sont des étapes clés pour garantir la réussite de votre évènement.
Évènements
Quel type d’évènement, pour quel résultat?
Petit déjeuner Pro
Il s’agit par exemple d’inviter des clients et des prospects triés sur le volet, afin d’échanger sur des sujets porteurs d’enjeu. C’est une formule peu utilisée, pourtant elle permet de resserrer les relations professionnelles, de développer sa notoriété et sa légitimité.
Cette formule met facilement à l’aise les participants, par exemple, s’ils travaillent déjà avec l’un de vos concurrents, participer à un petit déjeuner d’échange avec d’autres sociétés enlève un possible sentiment de “déloyauté”.
Un autre avantage est le timing, mené de bon matin, il n’empiète pas sur la journée de travail.
Conférence
C’est un évènement de plus grande envergure, il a pour objectif de mobiliser du monde, et par conséquent, la thématique doit être bien étudiée, ainsi que vos ressources en interne pour le couvrir.
L’avantage de ce type de formule? la notoriété qu’elle vous confère sur votre marché; le bémol? avoir un face à face qualitatif avec l’assistance est plus complexe; d’où la nécessité de mobiliser vos ressources en interne.
La conférence est un évènement de plus grande magnitude que les précédents, à pratiquer une à deux fois par an maximum, et surtout bien travailler la communication pré et post évènement, pour en tirer le meilleur parti.
Atelier et Bootcamp
Le nom semble un peu barbare, mais il y a que le nom qui est emprunté de l’armée, ici il n’y a ni boue, ni barbelés.
Un Atelier Bootcamp est un nouveau mode d’apprentissage et de travail. Il mixe des experts, des utilisateurs de votre solution et des néophytes, l’objectif est de les faire collaborer ensemble sur des cas pratiques.
En mettant à leur disposition une boîte à outils, on leur présente un problème à résoudre, et ils devront travailler ensemble pour trouver une ou des solutions.
Ce sont des ateliers orientés sur la pratique et la participation collaborative, et non sur la théorie, contrairement aux conférence.
Les outils digitaux aident à la communication et à atteindre notre cible.
Le face à face humanise et consolide la relation.
Questions fréquentes :
QUEL EST LE TEMPS DE PREPARATION D'UN EVENEMENT?
Bien sûr la saisonnalité est un facteur important, on sait par exemple que certains mois sont bien remplis d’évènements pro, donc, pour le choix du lieu, donc, il vaut mieux bien s’y prendre à l’avance. Sinon en moyenne, la préparation d’un évènement prend entre 1 à 8 semaines pleines, étalées parfois sur plusieurs mois en amont. Pourquoi autant? Et bien il s’agit des délais pour communiquer et relancer, surtout si les participants viennent de l’étranger, ou si l’évènement se déploie sur plusieurs jours, et comporte une complexité logistique.
EST-IL POSSIBLE DE PREPARER UN EVENEMENT AVEC UN PETIT BUDGET?
Vos clients et fournisseurs sont vos partenaires. Il y a plusieurs manières de travailler, et il est fort possible qu’en créant des évènements en commun, les charges soient divisées et les bénéfices démultipliés.
Selon votre activité, il est aussi possible de trouver des sponsors.
La réponse est oui, même avec un budget restreint il est possible de créer un évènement.
QUELLES SONT LES ELEMENTS A SOIGNER?
Pour bien réussir votre évènement :
- Donner un objectif
- Nommer un coordinateur
- Choisir un lieu adapté
- Etablir un programme
- Communiquer : réseaux, invitations, partenaires…
- Mettre en place la logistique
- Envoyer un à deux rappels
- Tester l’équipement
- Soigner la communication post évènement
- Traiter les leads et les transformer en clients
